Een kwartier vroeger, en het team schoot in een kramp

Een leidinggevende vertelde ons laatst over een vergadering die ze verzet had. Ze stuurt een ploeg van elf mensen aan in een productiebedrijf, en het wekelijks overleg ging van kwart voor negen naar half negen. Vijftien minuten vroeger, dat was alles.

Haar team schoot in een kramp. Iemand vroeg of dat nu elke week zo ging zijn. Iemand anders zei dat het zo wel altijd iets is. In de groepsapp kwam er een bericht dat ze dat liever eerst hadden besproken. Tegen de middag was het gesprek al vier keer opnieuw begonnen.

Ze snapte er niets van. Twee maanden eerder had ze in diezelfde zaal aangekondigd dat de hele afdeling opnieuw ingedeeld werd. Andere ploegen, andere verantwoordelijken, een deel van het werk naar een andere site. Toen was het muisstil gebleven. Ze had het nog gevraagd ook, of er nog vragen waren. Er waren geen vragen.

Ze vertelde het als een raadsel. Voor mij was het vooral herkenbaar.

Die stilte was het signaal

Als je een reorganisatie aankondigt en er komt geen enkele vraag, dan is dat het moment om ongerust te worden. Stilte na groot nieuws betekent bijna nooit dat mensen akkoord gaan. Het betekent dat ze nog niet weten wat ze ervan moeten denken.

Zet je jezelf even in hun stoel. Je hoort dat de afdeling opnieuw ingedeeld wordt. Je weet niet bij wie je straks zit, of je collega van acht jaar meegaat, wat er met je uren gebeurt. Je hebt geen enkele vraag klaar, want je weet nog niet eens welke vraag de juiste is. En je gaat die vraag zeker niet als eerste stellen voor een volle zaal, met je nieuwe verantwoordelijke misschien wel naast je.

Dus knikt iedereen, en het echte gesprek begint tien minuten later aan de koffiemachine.

Die leidinggevende dacht dat ze een team had dat meeging in de verandering. Wat ze had, was een team dat aan het wachten was.

Waarom die vijftien minuten wél binnenkwamen

En dan komt er een mail over een vergadering die vroeger begint.

Daar kan je wél iets bij voorstellen. Half negen wil zeggen: mijn zoon een kwartier vroeger afzetten aan de opvang, die om acht uur pas opengaat. Half negen wil zeggen: die ene trein halen in plaats van de volgende. Half negen wil zeggen dat het kwartier waarin ik gewoonlijk mijn mails doorneem, weg is.

Een reorganisatie is een woord. Een kwartier is een ochtend.

Mensen reageren op wat ze kunnen zien. Hoe groter en vager een verandering, hoe langer de reactie op zich laat wachten. Hoe kleiner en concreter, hoe sneller ze er iets van vinden. Dat is geen onwil en het zegt ook niets over hoe verstandig je team is. Zo werkt het bij iedereen, ook bij jou.

De bliksemafleider

Er speelt nog iets mee, en dat is het stuk dat leidinggevenden het meest op het verkeerde been zet.

Die twee maanden zijn niet leeg geweest. Er is in die tijd van alles opgestapeld: de vragen die niemand durfde te stellen, de geruchten over welke ploeg naar de andere site gaat, het gevoel dat er over je hoofd beslist wordt. Dat zit ergens, en het zoekt een uitweg.

Die uitweg wordt het eerste onderwerp waar je veilig boos over kan zijn. En een verzette vergadering is daar perfect voor. Je kan er iets van zeggen zonder dat je jezelf blootgeeft. Niemand gaat je vragen of je bang bent voor je job. Het gaat toch maar over een kwartier.

De valkuil is dan dat je als leidinggevende gaat uitleggen waarom dat kwartier nodig is. Je hebt goeie argumenten, je legt ze rustig uit, en de spanning gaat er niet af. Logisch: je bent aan het discussiëren met de bliksemafleider en niet met de bliksem.

Wat je ermee doet

Behandel stilte als een alarm. Krijg je na groot nieuws geen enkele vraag, ga er dan van uit dat de vragen bestaan en dat je ze gewoon niet hoort. “Zijn er nog vragen?” levert je niets op, dat weten we ondertussen. Vraag iets waar iemand een echt antwoord op kan geven: wat verandert er maandag concreet voor jou? Vraag het aan één iemand tegelijk, en niet in de zaal.

Vraag door als de reactie niet in verhouding staat. Een grote kramp over een klein ding is bruikbare informatie. Ergens zit er iets groters dat nog geen woorden heeft gekregen. Laat dat kwartier even liggen en vraag hoe het intussen zit met die reorganisatie. Meestal komt het er dan wel uit, en meestal is het iets anders dan je dacht.

Vertel bij een grote verandering het kleine. Wie zit er straks waar, bij wie moet je zijn met een vraag, wat verandert er aan je uren, wat blijft precies hetzelfde. Dat laatste wordt bijna altijd vergeten en het stelt het meest gerust. Zolang mensen het niet concreet kunnen maken, vullen ze het zelf in, en wat ze zelf invullen is bijna altijd erger dan de werkelijkheid.

Hoe het bij haar afliep

Die week is ze met vier mensen apart gaan zitten. De vergadering kwam niet ter sprake. Ze vroeg wat er sinds de aankondiging door hun hoofd ging.

Er kwam uit dat drie van de elf ervan uitgingen dat ze naar de andere site moesten. Dat was nooit de bedoeling geweest, en het stond ook nergens. Ze hadden het zelf ingevuld, en twee maanden met dat idee rondgelopen.

De vergadering staat nog altijd om half negen. Daar heeft niemand het nog over gehad.