Algemene Voorwaarden

Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en prestaties van de Dienstverlener, ongeacht de aard of het format van de dienst of het product.

Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien zij uitdrukkelijk en schriftelijk door de Dienstverlener werden aanvaard. De algemene of bijzondere voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, ook niet wanneer zij bepalen dat zij als enige gelden.

Informatie en documenten die via e-mail of elektronische weg worden uitgewisseld, hebben dezelfde authenticiteitswaarde als schriftelijke documenten, in overeenstemming met artikel XII.25 van het Wetboek van Economisch Recht.

Aanbod en diensten

De Dienstverlener biedt de volgende categorieën van diensten en producten aan:

• Individuele coaching en leiderschapstrajecten – persoonlijke begeleidingstrajecten voor zaakvoerders en leidinggevenden, online of in aanwezigheid.
• HR-advies en -begeleiding – advies en ondersteuning op het vlak van HR-beleid, welzijn, organisatieontwikkeling en personeelsbeleid.
• Workshops en groepssessies – open of besloten trainingsdagen, teamdagen en workshops.
• Retainer- en klankbordtrajecten – periodieke begeleiding op vaste basis, maandelijks of anderszins overeengekomen.
• Trajecten bij fusie of overname – projectmatige begeleiding bij organisatorische transities.
• Fysieke en digitale producten – publicaties, boeken, downloads en andere kennisproducten.

De concrete inhoud, scope, timing en modaliteiten van elke opdracht worden vastgelegd in een offerte of opdrachtbevestiging, die integraal deel uitmaakt van de overeenkomst.

Totstandkoming van de overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant een offerte uitdrukkelijk aanvaardt, een inschrijving bevestigt, een aanbetaling verricht, of een opdracht schriftelijk of elektronisch bevestigt.

Voor groepstrainingen en workshops geldt de inschrijving als definitief vanaf de ontvangst van de schriftelijke bevestiging door de Dienstverlener, uiterlijk één week na inschrijving.

Offertes zijn geldig gedurende dertig (30) kalenderdagen na datering, tenzij anders vermeld. Na afloop van deze termijn vervalt de offerte automatisch.

Aard van de verbintenis

Alle verbintenissen van de Dienstverlener zijn inspanningsverbintenissen. De Dienstverlener verbindt zich tot het leveren van professionele en zorgvuldige dienstverlening, doch kan in geen geval gehouden worden tot het behalen van specifieke of meetbare resultaten, noch tot het realiseren van verwachtingen die niet expliciet contractueel werden vastgelegd.

Alle strategische, operationele en personeelsbeslissingen blijven te allen tijde de exclusieve verantwoordelijkheid van de Klant.

Duur en verlenging

De duurtijd van de overeenkomst wordt vastgelegd in de offerte of opdrachtbevestiging. Afhankelijk van het type dienstverlening gelden de volgende regels:

• Projectmatige opdrachten en kortere trajecten (workshops, eenmalige sessies, trajecten met een vaste einddatum) eindigen automatisch bij voltooiing van de overeengekomen prestaties.
• Jaartrajecten en retainerovereenkomsten worden afgesloten voor een initiële duurtijd van één (1) jaar. Na afloop worden zij stilzwijgend verlengd met opeenvolgende periodes van één (1) jaar, tenzij één van de partijen schriftelijk opzegt ten minste twee (2) maanden vóór het einde van de lopende periode.

Vergoeding en indexatie

De vergoeding voor de dienstverlening wordt bepaald in de offerte of opdrachtbevestiging. Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Voor jaartrajecten en retainerovereenkomsten kunnen prijzen jaarlijks worden geïndexeerd. De indexering wordt berekend op basis van de gezondheidsindex, met een minimum van drie procent (3%) en een maximum van tien procent (10%) per jaar. De Klant wordt hiervan ten minste één (1) maand op voorhand schriftelijk in kennis gesteld.

Vermelde prijzen op de website en in communicatie zijn indicatief en onder voorbehoud van wijziging. Enkel de prijs vermeld in de ondertekende of bevestigde offerte is bindend.

Extra werkzaamheden buiten scope

Werkzaamheden die niet zijn opgenomen in de overeengekomen scope, maar die op vraag van de Klant of door onvoorziene omstandigheden noodzakelijk blijken, worden beschouwd als extra werkzaamheden en worden afzonderlijk aangerekend.

Extra werkzaamheden worden uitgevoerd in regie aan het geldende uurtarief van €149 per uur excl. btw, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Uitvoering geschiedt uitsluitend na voorafgaand akkoord van de Klant. Bij ontbreken van dat akkoord kunnen dergelijke prestaties niet worden beschouwd als inbegrepen in de overeengekomen prijs.

Facturatie en betaling

Facturen zijn betaalbaar binnen veertien (14) kalenderdagen na factuurdatum, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Voor open workshops en groepstrainingen dient de factuur in elk geval betaald te zijn vóór aanvang.

Termijnbetalingen zijn niet standaard inbegrepen en kunnen uitsluitend op voorafgaande en uitdrukkelijke vraag van de Klant worden toegestaan. Per bijkomende factuur wordt een administratiekost van €50 aangerekend, met een betalingstermijn van zeven (7) kalenderdagen per deelfactuur.

Bij niet-betaling op de vervaldag zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd:

• een nalatigheidsinterest conform de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand (12% per jaar voor B2B; wettelijke intrestvoet voor consumenten);
• een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van €150.

Bij niet-betaling worden alle openstaande facturen, ook niet-vervallen, onmiddellijk opeisbaar.

Betwisting van een factuur dient schriftelijk te gebeuren binnen acht (8) kalenderdagen na ontvangst, via aangetekend schrijven of e-mail met ontvangstbevestiging.

Bankgegevens: HR Leaders BV  ·  IBAN: [IBAN-NUMMER]  ·  BIC: [BIC-CODE]

Annulatie en voortijdige beëindiging

Annulatie van workshops en groepssessies door de Klant:

• Meer dan 30 dagen voor aanvang: volledige terugbetaling of verplaatsing naar een andere datum, naar keuze van de Klant.
• Tussen 14 en 30 dagen voor aanvang: 50% van het factuurbedrag blijft verschuldigd.
• Minder dan 14 dagen voor aanvang: het volledige factuurbedrag blijft verschuldigd.
• Vervanging door een collega is te allen tijde kosteloos mogelijk.

Annulatie dient schriftelijk te worden meegedeeld via e-mail aan welkom@demensenzaak.be met als onderwerp "annulatie".

Voortijdige beëindiging van jaartrajecten en retainerovereenkomsten door de Klant:

Indien de Klant een jaartraject voortijdig beëindigt, om welke reden ook, blijft het volledige bedrag van het overeengekomen traject verschuldigd. Reeds geleverde prestaties, aangevangen werkzaamheden en gereserveerde capaciteit zijn niet terugbetaalbaar.

Annulatie door de Dienstverlener:

De Dienstverlener behoudt zich het recht voor een sessie, workshop of traject te annuleren wegens overmacht of onvoorziene omstandigheden. In dat geval wordt de Klant zo snel mogelijk persoonlijk gecontacteerd en wordt een alternatieve datum of volledige terugbetaling aangeboden.

De Dienstverlener heeft het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen bij ernstige contractuele wanprestatie door de Klant, waaronder niet-betaling of herhaalde schending van afspraken. Alle aangevangen en gereserveerde prestaties blijven in dat geval verschuldigd.

Medewerking van de Klant

De Klant verbindt zich ertoe alle noodzakelijke informatie tijdig, volledig en correct aan te leveren en actief mee te werken aan de uitvoering van de dienstverlening. Vertragingen, bijkomende prestaties of herwerkingen als gevolg van laattijdige, onvolledige of foutieve informatie kunnen aanleiding geven tot herplanning en/of extra kosten ten laste van de Klant.

Intellectuele eigendom

Alle methodieken, tools, modellen, documenten, analyses, trainingsmaterialen en andere werkdocumenten ontwikkeld of aangewend door de Dienstverlener blijven de exclusieve eigendom van de Dienstverlener of de respectievelijke auteurs, ook na levering aan de Klant.

De Klant verkrijgt een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor intern gebruik. Reproductie, verspreiding, aanpassing of commercieel gebruik zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Dienstverlener is verboden.

Tijdens sessies of trainingen gemaakte audio- of video-opnames zijn uitsluitend toegestaan na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Dienstverlener. Opnames gemaakt door de Dienstverlener zijn diens exclusieve eigendom.

Digitale tools en online content

In het kader van de dienstverlening kan de Dienstverlener gebruik maken van digitale platformen, leeromgevingen, assessmenttools, downloads, video's of andere digitale content.

Toegang hiertoe wordt verleend als een persoonlijk, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en tijdelijk gebruiksrecht, uitsluitend voor interne doeleinden van de Klant en gedurende de looptijd van de overeenkomst, tenzij anders overeengekomen.

De Klant is niet gerechtigd accounts of toegangsrechten door te geven aan derden, digitale content te kopiëren of te verspreiden, of deze commercieel te exploiteren.

Na beëindiging van de overeenkomst vervalt automatisch elk recht op toegang tot de digitale tools en content. De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor tijdelijke onbeschikbaarheid of storingen van externe platformen.

Fysieke en digitale producten

Voor de aankoop van fysieke producten (publicaties, boeken) en digitale producten (e-books, downloads, kennisproducten) gelden de volgende voorwaarden:

• Fysieke producten: leveringstermijnen zijn indicatief. Terugzending is mogelijk binnen veertien (14) kalenderdagen na ontvangst, mits het product ongebruikt en in originele staat wordt teruggestuurd. Retourkosten zijn ten laste van de Klant, tenzij het product defect of foutief geleverd werd.
• Digitale producten: na aankoop en levering van digitale producten (download, toegang) geldt geen herroepingsrecht, tenzij de levering nog niet heeft plaatsgevonden. Door de aankoop te bevestigen, stemt de consument in met onmiddellijke levering en het vervallen van het herroepingsrecht.

Alle intellectuele eigendomsrechten op de inhoud van de producten blijven berusten bij de Dienstverlener of de oorspronkelijke auteur(s). Het is niet toegestaan de inhoud te reproduceren, te delen of commercieel te gebruiken zonder schriftelijke toestemming.

Aansprakelijkheid

De Dienstverlener verbindt zich uitsluitend tot een inspanningsverbintenis en is slechts aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een bewezen zware fout in de uitvoering van de overeenkomst.

De totale aansprakelijkheid van de Dienstverlener is beperkt tot maximaal dertig procent (30%) van het totale bedrag van de overeengekomen opdracht, en in elk geval tot het bedrag dat effectief wordt uitgekeerd door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de Dienstverlener.

De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, waaronder maar niet beperkt tot omzetverlies, winstderving, reputatieschade, verlies van klanten, personeelsverloop of gemiste opportuniteiten.

Vertrouwelijkheid

Beide partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk te behandelen, zowel tijdens als na beëindiging van de overeenkomst. Vertrouwelijke informatie mag uitsluitend worden gebruikt in het kader van de overeengekomen dienstverlening.

Na beëindiging van de overeenkomst zal elke partij, op verzoek, alle vertrouwelijke informatie terugbezorgen of vernietigen, behoudens wettelijke bewaarplichten.

De Dienstverlener mag algemene, niet-identificeerbare inzichten en leerervaringen gebruiken voor kennisontwikkeling of communicatiedoeleinden, met strikte eerbiediging van de vertrouwelijkheid van de betrokken personen en organisaties.

Overmacht

Overmacht zijn alle omstandigheden buiten de wil van de partijen die de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk of definitief onmogelijk maken, en die niet aan de fout van één van de partijen kunnen worden toegeschreven.

Voorbeelden zijn (niet-exhaustief): stakingen, uitzonderlijke verkeers- of transportstoringen, maatregelen van overheidswege, oorlog, terrorisme, natuurrampen, epidemieën, of technische storingen bij essentiële derde partijen. Ziekte van de deelnemer wordt uitdrukkelijk niet beschouwd als overmacht voor wat betreft de betalingsverplichting.

Bij overmacht is geen van de partijen gehouden tot naleving van de overeenkomst, noch tot betaling van schadevergoeding, voor de duur van de overmachtssituatie.

Subsidies

Wanneer de Klant een beroep doet op subsidiemaatregelen voor de (gedeeltelijke) financiering van een dienst, neemt de Klant de exclusieve verantwoordelijkheid op zich voor de juistheid van de verstrekte informatie aan de subsidiegever.

Indien onregelmatigheden in hoofde van de Klant ertoe leiden dat de Dienstverlener subsidiegelden dient terug te betalen of het inschrijvingsgeld niet (volledig) ontvangt, heeft de Dienstverlener het recht het betrokken bedrag onmiddellijk en integraal terug te vorderen van de Klant, verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van 25%.

Privacy en gegevensbescherming

De Dienstverlener verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR, Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst, facturatie, en – mits toestemming – voor het toesturen van informatie over diensten en aanbod van de Dienstverlener.

De Klant heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid van zijn persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Een volledig overzicht is terug te vinden in het privacybeleid op demensenzaak.be.

Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten waarop zij van toepassing zijn, worden beheerst door het Belgisch recht.

Geschillen behoren exclusief tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen, zijnde de zetel van de Dienstverlener.

Wijzigingen

De Dienstverlener behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar via demensenzaak.be. Bij ingrijpende wijzigingen worden bestaande Klanten schriftelijk geïnformeerd. Lopende overeenkomsten worden niet eenzijdig gewijzigd zonder instemming van de Klant.

de MENSENzaak