Iemand aanwerven is makkelijk. Afscheid nemen kost je jaren.

De beste sollicitatiegesprekken zijn de gesprekken die je nooit hoeft te voeren.

Daarmee bedoel ik niet dat er niemand solliciteert. Ik bedoel dat je zo aanwerft dat de mensen blijven, en dat het vertrek dat er ooit komt geen ramp is maar een fatsoenlijk afscheid.

Dat klinkt als iets uit een boekje. Het is vooral rekenwerk, als je weet hoe de meeste aanwervingsfouten ontstaan.

Hoe het meestal misgaat

De vacature staat al langer open dan je wil. Je team trekt te veel gewicht, je hoort het aan hoe ze erover praten, en je hebt iemand nodig. Niet volgende maand, nu.

En dan komt er iemand die het ongeveer kan. Niet helemaal, maar bijna. In het gesprek zit er iets dat je niet lekker zit, en je denkt: dat komt wel goed als hij eenmaal binnen is.

Drie maanden later weet je dat je het had moeten voelen. Je hebt het ook gevoeld, je hebt er alleen niets mee gedaan.

De tweede manier waarop het misgaat: je werft aan op wat iemand kan en je vergeet te kijken of hij past. Iemand kan zijn vak perfect beheersen en tegelijk niet werken in jouw zaak, omdat hij structuur nodig heeft die er niet is, of omdat hij gewoon is dat er iemand meekijkt en jij dat niet doet. Dat is geen gebrek aan kwaliteit bij hem of bij jou. Het is een verkeerde combinatie, en je ziet ze pas als het al draait.

De rekening die niemand maakt

Een aanwerving die niet past, kost je meer dan je denkt. Reken even mee.

Je hebt de zoektocht opnieuw. De inwerktijd die je erin gestoken hebt, ben je kwijt. Je collega's hebben maanden meegetrokken en zijn daardoor zelf achterop geraakt. Er zijn klanten die het gemerkt hebben. En dan is er de tijd van jou: de gesprekken, het twijfelen, het uitstellen, de avonden waarop je erover ligt te malen.

Reken het eens uit voor één functie bij jou. Neem het maandloon, tel er de weken zoeken bij, de weken inwerken, en de tijd van de collega's die het ondertussen erbij namen. Je komt zelden onder een half jaarloon uit. De sfeer in het team zit daar dan nog niet in, want die krijg je niet in een cijfer.

Aanwerven is geen personeelsadministratie. Het is een van de duurste beslissingen die je als leidinggevende neemt, en meestal neem je ze op het slechtst denkbare moment: als je krap zit.

Drie dingen die het verschil maken

Gebruik het gesprek om te checken. Veel zaakvoerders staan hun eigen bedrijf te verkopen in een sollicitatiegesprek, zeker als ze al maanden zoeken. Je praat dan honderd van de zestig minuten. Stel liever vragen over hoe iemand vroeger gewerkt heeft, wat er misliep en wat hij toen gedaan heeft. Verleden gedrag zegt meer dan goede voornemens.

Neem je twijfel serieus. Denk je na een gesprek “het was oké, maar”, dan is dat “maar” het belangrijkste woord van je dag. Je hoeft daarom niet af te haken. Benoem het wel, en vraag er in een tweede gesprek expliciet naar. Meestal weet je dan waar het zit.

Zorg dat de eerste maand bestaat. De meeste vertrekken binnen het jaar beginnen in week één, met een rondleiding, een laptop en “roep maar als je iets nodig hebt”. Zet iemand aan wie ze haar domme vragen mag stellen, en plan drie momenten in de agenda waarop jij vraagt wat ze nog niet begrijpt. Dat kost je anderhalf uur en het scheelt je een halfjaarloon.

En als het toch niet werkt

Soms doe je alles goed en past het toch niet. Mensen veranderen, zaken veranderen, en wat vorig jaar klopte, klopt nu niet meer.

Dan is de vraag niet hoe lang je het nog kan rekken. Iemand twee jaar in een rol houden die niet past, voelt vriendelijk en is het niet. Zij weet het zelf ook. Ze zit elke ochtend aan een bureau waar ze niet op haar plaats zit, ze wordt er kleiner van, en ondertussen bouwt ze niets op waar ze later iets aan heeft.

Eerlijk afscheid nemen is een van de moeilijkste dingen die je doet. Het is bijna altijd het vriendelijkste.