Die medewerker waar je al maanden dat gesprek mee uitstelt

Je weet over wie dit gaat nog voor je verder leest.

Die ene die net genoeg doet om er niet op aangesproken te worden. Of die er altijd is, hard werkt, en ondertussen de sfeer in het team op een manier kleurt die je moeilijk kan benoemen maar die iedereen voelt. Elke maandagochtend denk je: deze week zeg ik het.

En elke vrijdag heb je het niet gezegd.

Wat het intussen kost

Er hangt een prijs aan dat uitgestelde gesprek, en jij bent niet de enige die betaalt.

Jij betaalt hem elke keer dat je het ziet en wegkijkt. Elke keer dat een collega bij je binnenkomt met een verzuchting over diezelfde persoon en jij zegt dat je ermee bezig bent. Elke avond dat je thuiskomt en de situatie nog eens in je hoofd doorloopt zonder dat er iets verandert.

Je team betaalt hem ook, en dat is het stuk dat het meest onderschat wordt. Mensen kijken naar wat jij laat passeren. Zeg je maanden niets, dan is de boodschap heel duidelijk: dit mag hier. Wie zich wel aan de afspraak houdt, ziet dat het geen verschil maakt. Dat weet je rationeel, en het voelt anders als je er middenin zit.

En die medewerker betaalt de hoogste prijs. Hij krijgt geen eerlijke kans om bij te sturen of om zelf te beslissen dat deze job niet meer de juiste is. Je houdt hem in het ongewisse terwijl jij al lang weet wat je denkt. Ik heb mensen ontslag zien krijgen die oprecht verbaasd waren, en in bijna al die gevallen had hun leidinggevende het al twee jaar geweten.

Waarom je het uitstelt

De leidinggevenden die ik spreek, zeggen dat het moment niet goed is. Dat ze het rustig willen aanpakken. Dat er net een drukke periode bezig is.

Dat klopt allemaal en het is de reden niet.

De reden is dat je de reactie vreest. De boosheid niet, die kan je aan. Wel de tranen. De stilte. Het “ik wist niet dat jij er zo over dacht”. De kans dat het daarna anders is tussen jullie, ook op de gang, ook op de kerstlunch. Je bent bang dat je iemand pijn doet, en dat is een fatsoenlijke angst.

Wat ik na jaren met leidinggevenden weet: het gesprek doet zelden zoveel pijn als het uitstel. De meeste mensen voelen zelf dat er iets schuurt. Ze weten niet wat, en dat is precies wat vermoeit. Een eerlijk gesprek is dan geen aanval maar een opluchting, ook al ziet het er in het begin niet zo uit.

Drie ankers als je het doet

Je hebt geen script nodig en je moet niet elke reactie kunnen voorspellen. Drie dingen helpen wel.

Praat over wat je ziet, niet over wie iemand is. “Ik merk dat je de laatste weken later binnenkomt dan afgesproken” is bespreekbaar. “Jij bent niet gemotiveerd” is een aanval op iemands karakter, en daar kan hij niets mee behalve zich verdedigen. Gedrag kan veranderen. Karakter voelt als een vonnis.

Zeg wat het met jou doet. Je zegt dat als de persoon die hier verantwoordelijk is, dus zonder de rol van slachtoffer aan te nemen. “Ik merk dat ik hier moeilijk over kan zwijgen, omdat het invloed heeft op het team” is eerlijker dan “iedereen zegt dat…”. Dat laatste is trouwens het slechtste wat je kan doen: je maakt van een gesprek tussen twee mensen een proces met een anonieme aanklager.

Geef het gesprek een einde. Een gesprek met een doel, dus geen aanklacht die openblijft. Wat wil je dat er verandert, zeg dat gewoon. Geef de ander de ruimte om te reageren en luister ook echt, want er komt bijna altijd iets uit dat je niet wist. En spreek af wanneer jullie er opnieuw naar kijken. Zonder dat laatste is het een preek geweest.

Het juiste moment

Het perfecte moment bestaat niet. Er is altijd een reden om te wachten: het is druk, er is net iets anders gebeurd, volgende maand is rustiger. Volgende maand is nooit rustiger.

Wat wel bestaat, is een moment dat goed genoeg is. Dat is deze week.