“Mijn medewerkers nemen geen verantwoordelijkheid.” Klopt dat wel?

Een dinsdagochtend in een productiebedrijf even buiten Mechelen. Buiten reed een heftruck heen en weer, binnen hing de geur van olie en warm metaal.

Tegenover mij zat de zaakvoerder. Achtentwintig medewerkers, tweede generatie, vader nog altijd twee dagen per week in het bedrijf. Na een kwartier viel de zin. Half kwaad, half moe, zoals bijna altijd.

“Mijn medewerkers nemen geen verantwoordelijkheid.”

Ik geloof die zin altijd

Wat hij ziet, is echt. De beslissingen blijven liggen tot hij ze neemt. De mails worden doorgestuurd met “ff checken?” erboven. Er wordt gewacht. En hij staat elke ochtend als eerste binnen en gaat als laatste buiten, want anders schuift er niks op.

Alleen: in al die jaren heb ik nog nooit een bedrijf gezien waar de mensen op een maandagochtend samen beslist hebben om vanaf nu niks meer zelf te doen. Dat bestaat niet. Mensen komen niet werken met het plan om zo weinig mogelijk te betekenen.

Wat er wél gebeurt: er is ooit iemand geweest die wel besliste. En wat er daarna gebeurde, heeft de rest gezien.

Het gesprek dat ik dan voer

Ik vraag altijd om een concreet voorbeeld. Geen algemeen verhaal, maar eentje van vorige week. Bij die zaakvoerder duurde dat even, en dan kwam het.

Een van zijn ploegbazen had beslist om een levering een dag uit te stellen, omdat een machine haperde en hij liever geen halve bestelling buiten deed. Verdedigbare keuze. De klant belde 's anderendaags naar de zaakvoerder, die van niks wist, en die heeft dat aan de telefoon rechtgezet zoals hij dat al twintig jaar doet. Snel en goed.

En dan, met de beste bedoelingen, is hij naar die ploegbaas gestapt met de zin: “Volgende keer eerst even bellen, hè.”

Die ploegbaas heeft daar niks op geantwoord. Hij heeft geknikt en is teruggegaan naar de vloer. En sindsdien belt hij eerst. Elke keer. Ook voor dingen waarvan iedereen weet dat hij ze zelf kan.

De zaakvoerder heeft dat gesprek van drie zinnen al lang vergeten. Zijn ploegbaas niet.

Drie vragen die je vanavond al kan stellen

Je hebt hier geen traject voor nodig om al iets te zien. Ga voor jezelf eens na:

1. Wanneer heeft hier voor het laatst iemand een beslissing genomen zonder ze aan jou voor te leggen?
2. Wat is er daarna met die beslissing gebeurd, en hoe heb jij gereageerd?
3. Weten je mensen eigenlijk waar hun beslissingsruimte stopt? Of gokken ze dat elke keer opnieuw?

Die derde is de lastigste. Bij de meeste kmo's die ik binnenstap staat nergens opgeschreven wie waarover mag beslissen. Dat is ook nooit nodig geweest, want vroeger zaten jullie met vijf rond dezelfde tafel en riep je gewoon iets naar de overkant. Bij achtentwintig mensen roept niemand meer iets. Die vragen het, of ze doen het niet.

En soms ligt het wél aan de mensen

Jawel, dat bestaat. Er zijn medewerkers die het al twintig jaar zo doen en die het uitstekend vinden zo. Die zullen ook niet veranderen omdat jij een cursus volgt. Daar moet je dan een ander gesprek mee voeren, en dat is meestal het gesprek dat je al maanden aan het uitstellen bent.

Alleen is dat zelden de hele ploeg tegelijk. Als iederéén bij jou komt aankloppen, ligt het niet aan die achtentwintig mensen.

Bij die zaakvoerder in maart hebben we een dag meegelopen op de vloer. Wat eruit kwam had niks met motivatie te maken. Zijn twee ploegbazen wisten alle twee niet of de andere iets mocht beslissen over de planning, dus hielden ze zich alle twee in. Een jaar lang. Zes maanden later lossen die dat onder elkaar op, en de zaakvoerder hoort het achteraf. Dat vindt hij nog altijd wennen.