De beste sollicitatiegesprekken zijn de gesprekken die je nooit hoeft te voeren.

Niet omdat er niemand solliciteert, maar omdat je zo goed hebt aangeworven dat het vertrek jaren uitblijft. Of als het er wel is, het een vertrek is waar beide partijen mee vrede hebben.

Dat klinkt idealistisch. Het is ook gewoon realistisch, als je weet hoe de meeste aanwervingsfouten ontstaan.

Hoe de meeste fouten beginnen

Niet met een slechte kandidaat. Met een te grote haast.

Er is een vacature, al langer dan je wil. Het team trekt te veel gewicht. Je hebt iemand nodig, nu. En dan komt er iemand langs die goed genoeg is, die de juiste dingen zegt, en waarbij je diep vanbinnen weet dat er iets niet helemaal klopt maar je dat gevoel wegduwt omdat je gewoon wil dat de positie ingevuld is.

Drie maanden later weet je dat je het had moeten voelen.

De tweede manier waarop fouten beginnen: je werft aan op vaardigheden, en vergeet te checken op fit. Iemand kan perfect zijn cv hebben en toch niet werken in jouw team. Niet omdat hij of zij niet goed is, maar omdat de manier van werken, de verwachtingen, de cultuur niet matchen. En cultuur los je niet op met een teambuilding.

Wat een goede aanwerving echt kost

Er is een rekening die weinig bedrijven maken, maar die er wel is.

Een aanwervingsfout kost je gemiddeld zes tot twaalf maanden brutoloon van die medewerker - als je de directe kosten meetelt: opnieuw werven, inwerken, verloren productiviteit. Maar de indirecte kosten zijn vaak groter. De tijd die jij en je team steken in iemand die het toch niet wordt. De sfeer die eronder lijdt. De goede medewerkers die gefrustreerd raken omdat ze het gat opvullen.

Aanwerving is geen HR-administratie. Het is een van de belangrijkste beslissingen die je neemt als leidinggevende.

Drie dingen die je beter doet voor je aanwerft

Weet wie je zoekt, niet alleen wat je zoekt. Een functiebeschrijving vertelt je wat iemand moet kunnen. Maar voor je de vacature uitzet, is de betere vraag: wie past hier? Hoe ziet succes eruit na twaalf maanden? Met wie moet deze persoon goed kunnen samenwerken? Wat zijn de momenten waarop het moeilijk wordt, en hoe moet iemand daarmee omgaan? Als je dat helder hebt, selecteer je anders.

Gebruik het sollicitatiegesprek om te checken, niet om te overtuigen. Veel leidinggevenden verkopen hun bedrijf in een gesprek, terwijl ze eigenlijk zouden moeten luisteren. Stel vragen over situaties uit het verleden - hoe iemand een conflict heeft aangepakt, hoe hij of zij omging met een fout, wat hij of zij deed als een leidinggevende het er niet mee eens was. Gedrag uit het verleden is de beste voorspeller van gedrag in de toekomst.

Neem een twijfel altijd serieus. Als je na een gesprek denkt "het was oké, maar...", is dat "maar" de beslissing. Geen paniek, maar wel aandacht. Benoem de twijfel, bespreek hem met iemand die je vertrouwt, en ga na of je er een antwoord op kan vinden. Als je het antwoord niet vindt voor je aanwerft, vind je het ook niet daarna.

En als het toch misgaat

Soms doe je alles goed en werkt het toch niet. Dat kan. Mensen veranderen, bedrijven veranderen, verwachtingen kloppen soms niet met de realiteit.

Dan is de vraag niet hoe je het zo lang mogelijk kan rekken, maar hoe je eerlijk en menselijk afscheid kan nemen. Niet na twee jaar wachten, maar zodra je weet dat het niet gaat. Dat is moeilijker dan het klinkt. Maar het is eerlijker - voor jou, voor je team, en voor de medewerker zelf.

Iemand te lang houden in een rol die niet past, is geen vriendelijkheid. Het is uitstelgedrag. En de rekening betalen doe je altijd, vroeger of later.

Aanwerven, inwerken of afscheid nemen op een manier die werkt voor je team? De MENSENzaak begeleidt je door elk van die stappen. Neem contact op via welkom@demensenzaak.be.